Kaynakların Yönetimi

Bu kısımda insan ve mali kaynakların yönetimine yönelik açıklamalar yer almaktadır.

İnsan Kaynaklarının Yönetimi

Kamu üniversitesi olarak kadro izinleri için YÖK'e başvurulması gerekmektedir. Bu durum Üniversite içinde insan kaynakları planlaması yapılmasını zorlaştırmaktadır. Kadro izni istenirken kadro talep formu doldurulmaktadır. Bu form sadece öğretim üyesi sayısı ve öğretim üyesi başına düşen öğrenci sayısı gibi sınırlı ölçütlere dayanmakta, özellikle niteliksel ihtiyaçları (örneğin, söz konusu alanda yeni gelişen konular ve bu konularda personel ihtiyacı gibi) yansıtmamaktadır.

Ayrıca özellikle araştırma görevlileri ve uzman kadroları için izin almak son yıllarda oldukça zorlaşmıştır. Geçmiş yıllarda bir önceki yıl ayrılan araştırma görevlilerinin yerine kadro izni alınırken, artık bu mümkün olamamaktadır. Araştırma ve eğitime destek olan bu önemli kadrolardaki azalma önemli sorunlar yaratmaktadır.

2012-2013-2014 yılları Merkezi Yönetim Bütçe Kanunları ile bir önceki sene ayrılan personelin %50'si oranında atama yapılmasına izin verilmiştir. Bu durumda bu yıllarda ayrılan her 2 personelin yerine 1 personel ataması yapılabilmiştir. 2015 Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu gereğince Açıktan Atanma ve Nakil Sayılarının Kamu İdare Kurum ve Kuruluşlar için atama yapılabilecek kadro sayılarının dağılımları merkezi olarak yapılmış ve Üniversitemizin kullanımı için izin verilen toplam kadro sayısı 2015 yılı için 14, bu sayı 2016 yılı için ise 10 olarak belirlenmiştir. 2014 yılında emeklilik, nakil, istifa vb. nedenlerle ayrılan personel sayımızın 50; 2015 yılında ise ayrılan sayısının 40; 2016 yılından günümüze kadar ayrılan sayısının 70 olduğu göz önüne alındığında, Üniversitemizde personel sayısı ile ilgili yaşanan zorluk daha iyi görülebilir.

2015 raporumuzda da belirttiğimiz gibi, Devlet Memurlarının görevlerinde göstermiş oldukları üstün gayret ve çalışmalarından dolayı ödüllendirilmesine ilişkin 657 sayılı Devlet Memurları Kanunun 123. Maddesi 6111 sayılı kanun ile değiştirilmiştir. Bu değişiklik ile başarı ödülü alabilecek personellerin kamu zararlarının önlenmesinde somut olaylara ve verilere dayalı olarak teklif edilmesi gerektiği bildirilmişti. Ancak anılan madde hükmünün Üniversitelerde çalışan personelin performansına yönelik olarak düzenlenmesi gerektiği; bu tür ödüllerin çalışan verimliliğini artırması açısından önem arz ettiği düşünülmektedir. Üniversitelerde görev yapmakta olan idari personelin görev alabilecekleri kariyer kadrolarının kısıtlı olması nedeni ile uzmanlaşmış olan personelin kariyer yapması mümkün olamamaktadır. Şöyle ki; birçok idari birimde ve özellikle akademik birimlerde bilgi, beceri ve uzmanlık yönünden yeterli, çok sayıda personel bulunmaktadır. Bu personelin eğitim, bilgi, beceri ve deneyimlerine uygun derecede İdari Uzman kadrosuna atanarak değerlendirilmesi gerekmektedir. Üniversitemize tahsis edilen Devlet memuru kadroları arasında böyle bir kadro bulunmamaktadır. Bu nedenlerle eğitimleri, deneyimleri, bilgi ve becerileri ile konularında uzmanlaşmış olan büro personelinin atanabileceği, Devlet Memuru kadroları arasında yer alması gereken İdari Uzman kadrosuna ihtiyaç bulunmaktadır.

Yukarıda belirtilen kadro yetersizliği, KPSS sonucu yapılan atamaların eleman seçiminde kurumların insan kaynakları birimlerini etkisiz hale getirmesi, ayrıca kanunda düzenlenmiş olan ödül sisteminin işletilemez durumda olması ve idari personelin çalışma hayatı boyunca atanabileceği kariyere bağlı kadro unvanlarının çok sınırlı sayıda olması nedeni ile üniversitelerde insan kaynakları yönetimi etkili olarak gerçekleştirilememektedir.

2017 yılı başında üniversitemizin önümüzdeki dönemde akademik insan kaynakları planlaması yapabilmesi için tüm akademik birimlerimizden İnsan Kaynakları Raporu istenmiş, bu raporda kısa (2 yıl) ve orta (6 yıl) vadede birimlerden mevut insan kaynakları profilleri (sayı ve alan dağılımı); beklenen değişiklikler; söz konusu bilim alanında dünyada önde gelen üniversitelerdeki bölümlerin öğretim üyeleri sayıları, uzmanlık alanlarının dağılımı ve öğrenci sayıları ile ihtiyaç değerlendirmesi ve önceliklendirme yapmaları beklenmiştir. Bu raporlar değerlendirilecek ve YÖK'ten yeni kadro izni taleplerinin dayanakları bu raporlar çerçevesinde ortaya konulacaktır.

Özellikle 2016 yılında üniversitemizde rektörlük seçimleri yapılması nedeniyle uzun süre YÖK'ten kadro izni talebi yapılamamıştır. Bu durum öğretim üyeleri kadro taleplerinde uzun süren beklemelere yol açmıştır. Öte yandan bir önceki yıl ayrılan araştırma görevlisi kadroları yerine yapılan taleplerin kısa sürede hepsi karşılanamamış, bu kadrolar bir sonraki yıla aktarılamadığı için de araştırma görevlisi sayılarında ciddi azalmalar yaşanmıştır.

DSİM kapsamında çalıştırılabilecek araştırmacı sayısının sınırlılığı (4b kotası) araştırma kapasitesini zaafa uğratmaktadır.

Öğretim üye ve görevlilerinin yıl içinde gerçekleştirdikleri akademik faaliyetlerinin girişini gerçekleştirdikleri "Akademik CV Programı"nda yer alan bilgiler doğrultusunda öğretim üye ve görevlilerinin bağlı oldukları bölüm başkanlıkları ile ilgili fakülte dekanlıkları/enstitü müdürlükleri tarafından söz konusu akademik faaliyetler onaylanarak performans puanları belirlenmektedir. Üniversitemizce bu faaliyetlerin söz konusu puanlara dayalı olarak ödüllendirilmesine devam edilmektedir. (http://agep.metu.edu.tr/yeni-ogretim-uyeleri-icin-bilgi-paketi)

İdari ve Destek Hizmetleri Personelinin Görevleriyle Uyumunun Sağlanması

Bir kamu kurumu olan Üniversitemizde, personelin işe alımı belirlenmiş kanunlar çerçevesinde yapılmaktadır. İdari personel seçiminde ve sayısal yeterlilikte sıkıntılar mevcut olmasına rağmen, mesleki yeterliliğe önem verilmektedir. Ancak KPSS sonuçlarına göre atanan idari personelin niteliği ilgili görev için yeterli olmayabilmektedir. Personel seçiminde üniversitenin söz sahibi olmaması, niteliğin korunmasında engel oluşturmaktadır.

Üniversitemiz idari personelinin görevleriyle uyumlarının sağlanması 2017–2021 Stratejik Planı çerçevesinde, temel olarak Stratejik Alan #5 Kurumsal Gelişim İnsan Kaynakları Alt Başlığında ele alınmaktadır. Nitelikli akademik ve idari personelin kurumda kalıcı bir şekilde istihdamının sağlanması, görevlerinde verimli ve etkin olarak kuruma hizmetlerinin sürdürülebilmesine yönelik bir hedef "idari personelin yetkinliğinin istihdam, işgücü planlaması ve eğitim yoluyla artırılması, memnuniyetlerinin artırılarak devamlılık sağlanması" olarak belirlenmiştir. Buna yönelik olarak idari personelin mesleki gelişiminin desteklenmesi, yetenek havuzunun oluşturulması ve yöneticilik yetkinliklerinin artırılması amacıyla da, İdari Personel Gelişim Programı (İGEP) düzenlenmekte; mevzuat gereği eğitimler (aday memur, görevde yükselme ve iş sağlığı güvenliği eğitimleri) ve ayrıca görevin niteliği ile ilgili eğitimler de sürekli olarak verilmektedir.

Göreve yeni başlayan idari personelin, Üniversitemize uyum sağlamalarını kolaylaştırmak için, Aday Memurlar Temel Eğitim'in yanı sıra, Hazırlayıcı Eğitim kapsamında Üniversitenin teşkilatının anlatıldığı ve tüm idari ve akademik birimlerinin tanıtımının yapıldığı Oryantasyon Eğitimi gerçekleştirilmektedir. Üniversitemizin yabancı dilde eğitim veren bir kurum olması sebebiyle, idari personelin Yabancı Diller Yüksekokulu Müdürlüğünün sunduğu İngilizce Dil Kursundan ücretsiz olarak faydalanması sağlanmakta ve çalışanlar programa katılmaya teşvik edilmektedir.

Mesleki ve kişisel gelişime yönelik eğitim programları idari personel için Personel Daire Başkanlığı tarafından akademik yıl temel alınarak yıllık olarak planlanmakta ve gerçekleştirilmektedir. 2008 – 2017 yılları arasında gerçekleştirilen eğitimlerin başlıkları Ek-4'te verilmektedir:

Mali Kaynakların Yönetimi

Üniversitemizin bütçesi; 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu kapsamında ve Üniversitemizin Stratejik Planı, Orta Vadeli Program ve Orta Vadeli Mali Planda belirlenen amaç, hedef ve öncelikler ile her yıl yayımlanan Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda belirtilen hükümler doğrultusunda, kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayacak şekilde hazırlanmaktadır.

Bütçe hazırlama ve uygulama sürecinde ise etkinliğin artırılması amacıyla Üniversitemizin 3 yıllık bütçe teklifi hazırlık çalışmalarına; birimlerimizin ertesi yıl için planladığı, karşılanması zorunlu giderlerin temininde güçlük çekilmemesi, eğitim-öğretim programlarının aksatılmadan yürütülmesi amacıyla gereken her türlü kaynağın teminini sağlayacak şekilde Maliye Bakanlığınca belirlenen süreden önce başlanılmaktadır. Ertesi yıl için belirlenecek bütçe tahminlerinde; ücret artışları, enflasyon artışları, birimlerce yapılması planlanan öncelikli işler dikkate alınmakta ve sağlıklı tahmin yapılması sağlanmakta aynı zamanda çok yıllı bütçeleme sistemine uygun hareket edilmektedir.

2016 yılında harcamaların yılsonu ödeneğine oranı; personel giderlerinde %95,48, sosyal güvenlik kurumlarına yapılan devlet primi giderlerinde %94,06, mal ve hizmet alımlarında %89,75, cari transferlerde %100 ve sermaye giderlerinde ise %94,40 olarak gerçekleşmiştir.

Ödeneklerin; bütçe kanunlarına ve yatırım programlarına uygun olarak harcama birimlerince etkili, ekonomik ve verimli şekilde yerinde ve zamanında kullanılması, harcama talimatlarının mevzuata uygun olması, giderlerin gerçek gereksinim karşılığı olması, amaca uygun nitelikte mal ve hizmet temin edilmesi sağlanmaktadır.

Taşınır ve Taşınmaz Kaynakların Yönetimi

Kamuda taşınır ve taşınmaz kaynaklarının yönetimi, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun ikincil mevzuatı olan "Taşınır Mal Yönetmeliği" ve "Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Kaydına İlişkin Yönetmelik" vasıtasıyla gerçekleşmektedir. Üniversitemizde taşınırlar harcama birimlerinin kendi ambarlarında kayıt altına alınırken, tüm taşınırların konsolidasyonu Rektörlüğe bağlı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca yapılmaktadır.

Taşınırların edinimi, devri, kayıtlardan çıkarılması ve muhasebe sistemi ile ilişkilendirilerek izlenmesi Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından sunulan bir uygulama olan Taşınır Kayıt Yönetim Sistemi (TKYS) ile sağlanmaktadır. Taşınırlar, 2014 yılından itibaren bu uygulama ile kayıt altına alınmaya başlanmış ve muhasebe kayıtları otomatik bir şekilde yapılarak muhasebe sistemine tam olarak bütünleştirilmiştir edilmiştir. Bu sayede yılsonunda taşınır kesin hesabı hızlı ve hatasız bir şekilde raporlanmakta ve ilgililere sunulmaktadır.

Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Kaydına İlişkin Yönetmelik hükümleri gereğince; taşınmaz kaydına ilişkin çalışmalar üniversitemiz genelinde ortak çalışma grubu oluşturularak yapılmış olup, bu çalışma sonucunda 2012 yılı sonu itibariyle taşınmazların maliyet bilgileri muhasebe kayıtlarına alınmıştır. Tapuda Üniversitemiz adına kayıtlı olan ve ayrıca Hazine adına kayıtlı olup Üniversitemize tahsis edilmiş olan taşınmazların takibi amacıyla Maliye Bakanlığı tarafından özel bütçeli idarelere sunulan TKYS/TBS benzeri bir uygulama bulunmadığından maliyet bilgileri dışındaki diğer detay bilgilerin takibi ise kâğıt ortamında (Excel vb. uygulamalar yardımıyla) yapılmaktadır. Ortak bir veri tabanı erişim ihtiyacı merkezi otoriteler tarafından karşılanamadığı için, taşınmazlara ait detaylı rapor üretecek bir taşınmaz sistemimiz bulunmamaktadır.

Kamu idarelerinin, ellerinde bulunan kullanılabilir durumdaki ihtiyaç fazlası taşınırları ihtiyacı olan diğer kamu idarelerine bedelsiz olarak devretmeleri ve taşınırların etkili, ekonomik ve verimlilik ilkelerine göre yönetiminin sağlanarak bu suretle kaynak tasarrufuna katkıda bulunmaları önem arz etmektedir. Üniversitemiz birimlerinde ortaya çıkan ihtiyaç fazlası taşınırların, kaynak israfını önlemek ve yapılacak tasarrufla sağlanan kaynağı daha acil bir ihtiyaca tahsis etmek amacıyla kullanılabilir durumdaki taşınırların, ihtiyaç duyan kurumlara bedelsiz devri için Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından sunulan İhtiyaç Fazlası Taşınır Uygulaması kullanılmaktadır.

Kamuda sağlıklı bir taşıt envanteri oluşturulması amacıyla, Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından sunulan Kamu Taşıtları Yönetim Bilgi Sistemi (TBS) ile 2016 yılı Haziran ayından itibaren Üniversitemiz taşıtları bu sistemle izlenmektedir. TBS ile Üniversitemiz taşıt yönetimi sürecinde, kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılması amacıyla, taşıt envanterinin çıkarılması, takibinin yapılması ve maliyetlerinin izlenmesi gibi konularda karar mercilerine etkili karar desteğinin verilmesi hedeflenmektedir.

Halen kullanımda olan tüm bu uygulamalar sayesinde (her ne kadar taşınmazlarla ilgili bir takip modülü olmasa da), harcama birimi bazında mevzuata uygun bir şekilde taşınır ve taşınmazlarla ilgili kayıtlar girilmekte, üst yönetim tarafından kaynaklarımızın etkin ve verimli bir şekilde izlenerek yönetilmesi sağlanmaktadır.